電話は、お互いに顔が見えないからこそ緊張感と、相手の立場にたった気配りと誠実な応対が要求されます。

• はっきり手短に用件だけを話す

  採用計画の問い合わせや資料請求で、企業側に電話照会するなど、企業側との接触は電話連絡になる率が高くなります。
  また、『電話連絡のうえ応募書類を送付』という場合もあります。さらに、書類を送る前に仕事の内容や応募資格について問い合せたいというケースもよくあることです。したがって、電話連絡のマナーは、決して軽視できません。電話での応対の仕方で、選考の第一印象が決まるといっても過言ではありません。電話での会話が苦手な人も多いと思いますが、落ち着いてマナーを守って話すことが重要です。手に話せなくても心配することはありません。

• 電話は面接と同じ気持ちで

  電話で応募を受け付けたあと、面接日を設定し、履歴書を求める企業もありますが、面接するかどうかの判断を、問い合せ段階の電話で行うところもまれにあります。
  気軽に応募したつもりが、志望動機などを突然聞かれて、満足の行く答え方ができなかったために、不本意な結果になることもあります。
  このようなことを心構えしたうえで、電話をするようにしてください。

• 先方が出たら先ず名乗る

  1. 話すべき要件、質問事項をあらかじめメモしておきましょう。
  2. 企業側が電話口に出たら、『御社の求人票を拝見してお電話いたしました〇〇と申します』『昨年の御社の求人票を学生センターで拝見した〇〇と申します』と自ら先に名乗り、電話の趣旨を伝え、採用担当者につないでもらいましょう。
     採用担当者につながったら、再度名乗ってから、用件を伝えたうえで『今、お聞きしてよろしいですか』と相手の都合をたずねてから話し始めます。
  3. 用意した質問事項で対応しましょう。
  4. 先方からの応対で必要な箇所があればメモしましょう。
  5. 長電話は厳禁です。忙しい先方担当者の身になって手短に用件を伝えましょう。
  6. 早口にならず、はっきり聞き取りやすく話すようにしましょう。
  7. 求人票等で判断できることについては聞かないようにしましょう。
  8. 給与など待遇面の質問は、確認程度で済ませましょう。
  9. 最後にお礼の言葉を添えることを忘れないようにしましょう。

  ※電話での問い合せは失礼になるのではないかと思う人もいますが、むしろ入社意欲の強さ、本気で就職を考えている姿勢を伝える良いチャンスにもなります。

  ※電話での応対に好印象を得た人事担当者は、応募書類が届くのを心待ちにし、選考が有利に運ぶこともあります

• 相手の都合も考えて

  電話をかける時間帯としては、始業時や終業時をさけましょう。それ以外の時間帯でも、『2〜3お聞きしたいことがあるのですが、今ご都合はよろしいでしょうか』などと、相手の時間の都合を先に聞くようにしましょう。

• 静かな場所から電話する

  公衆電話を利用するときは、周囲の環境にも気を配りたいものです。車が行き交う道路際やBGMのうるさい喫茶店などからかけると、話が聞き取りにくいし、落ち着きません。先方に対しても失礼になりますので、場所選びは慎重にする必要があります。

• 携帯電話からの連絡は避ける

  携帯電話が一般に普及し、性能が向上しているからといっても、まだ通話状態が悪くなる場合もあり、大きな商談などでは避けているのが現状です。
  携帯電話は、なるべく使用しないのが無難でしょう。

• 応募資格は絶対的ではない

  求人情報の中には、企業が求める履修学部科、資格などが書かれていますが、これらの応募資格は必ずしも絶対的なものとは限りません。応募条件を完全に満たしていなくても、採用されるケースがあるので念のため確認するとよいでしょう。

• 避けたい質問

  残業の有無や休日・休暇などについての質問については、やる気を疑われかねないので、電話で尋ねることは避けた方が無難でしょう。

• お礼の言葉を忘れずに

  『お忙しいところ、お手数をかけてしまいまして誠に申し訳けありませんでした』の一言は必ず言い添えるように心がけましょう。時間をいただいたことの感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

• 相手より先に受話器を置かない

  相手が受話器を置いたのを確認してから電話を切るようにしましょう。

• 問い合せ電話チェックポイント一覧

  • 質問事項を簡潔にまとめる
  • メモと筆記用具を用意する
  • 電話のマナーや敬語はきちんと身についているか
  • 相手の対応ぶりから、企業を判断する要点をリストアップする
  • 希望面接日時を述べられるように 大事なことは復唱しメモする
  • 電話を終えた後、メモを整理して確認する
  • かける場所や時間帯に留意する